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千代田区富士見二丁目町会 個人情報取扱要領 （平成30年10月議決）
（目的）
第1条 この要領は、本会が保有する個人情報（以下「個人情報」という。）の適正な取扱を定めることにより事業の円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（責務）
第2条 本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、町会活動において個人情報の保護に努めるものとする。
（周知）
第3条 この要領は、総会資料およびホームページで会員に周知する。
（個人情報の取得）
第4条 本会で取り扱う個人情報とは、町会の「入会申込書」などにより
会長に提出された次の事項を記したものとする。
（1)氏名・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス
（2)町会での役職名
（3)その他本会で必要とする情報
2.本会は、個人情報を取得するときは、本人に事前にその利用目的を明示し、その同意を得て取得する。
(同意の取消し)
第5条 会員は、前条の規定により本会による個人情報の取得に同意した場合であっても、
その後の事情により、その全部又は一部の同意を取り消すことができる。
2. 本会は、前項の同意を取り消す旨の申出があった場合、ただちに該当する個人情報を廃棄又は削除をしなければならない。ただし、会員名簿として既に会員に配付しているものに対しては配布者に対し削除の連絡をすることでこれに代えることができる。
(利用)
第6条 本会は、取得した個人情報を、次の目的に沿って利用するものとする。
(1)会費及び行事参加費等の請求、管理、その他文書の送付等
(2)町会会員名簿の作成及び地図の作成
(3)緊急時、災害時等の連絡網の作成
2. 本会は、前項各号に定める目的以外で個人情報を利用するときは、本人の同意を受ける。
（管理）
第7条 会長又は会長が指定した役員は紛失・盗難等の無いよう個人情報を適正に管理する。
2．不要となった個人情報は会長立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄されなければならない。
3．本会は、本人から個人情報の訂正の依頼を受けたときは、速やかにこれに対応する。
(第三者への提供)
第8条 本会は、本人の事前の同意を得た場合でなければ個人情報を第三者に提供しない。
ただし、次に掲げる場合は除く。
(1) 法令に基づく場合
(例：刑事訴訟法に基づく警察等の調査機関からの照会があった場合)
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(例：本人が急病になった場合、災害時の安否確認の場合等)
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(例：地域児童が虐待を受けていることを千代田区へ情報提供する場合)
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を受けることにより当該事務の遂行に支障を生じさせるおそれがあるとき。
2．本会は、前項の規定により第三者に個人情報を提供したときは、次の情報を記録する。
(1) 当該個人情報を提供した年月日
(2) 第三者の氏名又は名称
(3) 提供した個人情報の範囲
付則 この要領は、平成30年10月16日から施行する。
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